Erfolgreiches Projektmanagement beginnt mit einem unvergesslichen Kickoff

January 2, 2016

 

Es ist so viel über gute Projektmanagement-Praxis dokumentiert worden (einfach „warum Projekte scheitern“ googeln), dass das Scheitern von Initiativen einfach unmöglich sein sollte. Nichtdestotrotz, werden nur magere 14% der Projekte erfolgreich abgegeben (Quelle: Harvard Business Review, American Marketing Association, Arras People, the performance factory, Zusatzanalyse von execon partners).

 

Warum passiert das?

 

Unter den Myriaden von verfügbaren Studienergebnissen über das „warum Projekte scheitern“, ist dies meine Lieblings-Darstellung:

 

Quelle: http://www.it-cortex.com/Stat_Failure_Cause.htm

 

Die erste Projektmanagement-Lektion vermittelt, dass jedes Projekt mit der Festlegung klarer, praktikabler Ziele anfangen soll und dass eine einzige Person (der Projektleiter) die ultimative Verantwortung hat, diese zu erreichen. Ja, das Projekt erfolgreich zu machen ist ausschliesslich die Verantwortung des Projektmanagers, von niemandem sonst.

 

Trotz aller Schulungen, die wir über die Art des Projektmanagements erhalten können, zeigt uns die oben abgebildete grafische Darstellung ganz klar, dass ohne eine hervorragende Kommunikation zwischen den relevanten Parteien, wir eine 57% Wahrscheinlichkeit zu scheitern haben.

 

Robert Goatham – Principal bei Calleam Consulting Ltd. – sagt “…the causes of <projects’> failure can be viewed at a number of different levels…”, wobei es notwendig ist, zwischen Symptomen und echten Ursachen zu unterscheiden. Wie das unten abgebildete Diagramm von Robert Goatham zeigt, finden wir keine „harten“ Faktoren auf der untersten Ebene der Ursachen.

 

Lassen Sie mich erklären was ich meine.

 

Quelle freundliche Genehmigung von Calleam Consulting Ltd.: http://calleam.com/wp-content/uploads/components-in-failure1.png

 

Die Techniken, welche an Projektmanagement Kursen gelernt werden sind gute „hardware”, d.h. Werkzeuge, die wir zum „rationalen Festnageln, Anschrauben und Sägen“ der Dinge benutzen können, die wir während der Projekt-Fahrt antreffen. Allerding, bekommen wir keine „software”, um Dinge zu managen, wie z.B. Eigenverantwortung, Wahrnehmung, Vertrauen und Offenheit, Verpflichtung, Engagement, eine gemeinsame Kultur und Vision.

 

Zur Klarstellung zwei einfache Beispiele aus meiner Erfahrung: dokumentierte Rollen und Verantwortungen sind keine Garantie für die Leistung der Teammitglieder; ein Stakeholder-Engagement-Plan ist keine Garantie für die Unterstützung der Einzelnen. Es gibt also eine eindeutige Notwendigkeit für eine mehr „soft“-Wirksamkeit des Projektteams jenseits der Rationalität eines Projekt-Abarbeitungsprozesses.

 

Es beginnt alles mit einem Projekt Kickoff…

 

Mit einem Projekt Kickoff initiieren wir eine neue Gemeinschaft, ein neues Zeitalter. Dies ist die Bühne für die Einrichtung aller Grundlagen und für den Aufbau eines kohäsiven, hoch-performanten, effektiven und inspirierten Teams. Aber wie können wir dies erreichen, wenn wir ein klassisches Projekt Kickoff-Meeting verwenden, in welchem:

 

  • 80 bis 90% der Teilnehmern schweigen und gar nicht das Sagen haben (keine Stimme bedeutet keine Verpflichtung, keine Beteiligung und keine Anteilnahme)

  • einige starke Persönlichkeiten die meiste Gesprächszeit beanspruchen und die Teilnehmer mit eigener Interpretation der gewünschten Ergebnisse überhäufen (keine gemeinsame Ziele bedeutet keine nachhaltige Zusammenarbeit, keine Eigenverantwortung und mangelndes Engagement)

  • wahrscheinlich treffen sich das erste Mal Menschen aus unterschiedlichen Funktionen und mit diversen Erfahrungsschätzen; mit unterschiedlichen Prioritäten und persönlichen Anforderungen; mit inkompatiblen Wortschätzen (denken wir an die Unterschiede zwischen IT- und Business-Jargon); möglicherweise kennen sich diese Personen überhaupt nicht

  • jemand erklärt mit Dutzenden von Powerpoint-Folien, wie das Projekt funktionieren soll, während die meisten Teilnehmer auf ihre Handys, Laptops und I-watches schauen.

 

Gibt es einen Weg, um ein hochwirksames Projekt-Team dank einem unvergesslichen Projekt-Kickoff zu gründen?

 

LEGO® SERIOUS PLAY® entspricht exakt dieser Zielsetzung. Die Fokussierung ist auf:

 

  • 100%-ige Beteiligung

  • alle haben das „Sagen”

  • einer angenehmen Umgebung in welcher jedermann sich offen äussern kann.

 

Die Art der Mitwirkung aller wird auf das gleiche Niveau gebracht und damit wird ein fesselndes, hundert prozentiges Engagement generiert. Projekt-Leader, welche anerkennen, dass die einzige nachhaltige Quelle des Erfolgs, die Erfahrung, das Wissen und die persönliche Verpflichtung der Personen um sie herum ist (das Projektteam), werden davon massgeblich profitieren können.

 

Wie funktioniert LEGO® SERIOUS PLAY®?

 

Die wesentlichen wiederkehrenden Elemente des LEGO® SERIOUS PLAY® Prozesses sind sehr praktischer Natur (wie Modelle konstruieren, Gedankenaustausch und gemeinsames Lernen) und bauen auf die Überzeugung auf, dass Menschen von Natur aus einen Beitrag leisten wollen. Sie wollen gerne an etwas grösserem teilhaben und Verantwortung übernehmen.

 

Der Moderator kreiert eine ausgeglichene Umgebung, wo jeder einzelne Teilnehmer Zeit hat, um die relevanten Artefakten zu bauen und das „Sagen“ hat, um die Bedeutung dessen, was sie/er gebaut hat zu teilen. Dies alles findet statt während sich das Team kontinuierlich auf eine gemeinsame strategische Zielsetzung fokussiert. Beim Sicherstellen, dass jedes Mitglied sich aktiv beteiligt und anhand seines Modells seine Überlegungen erklärt, generiert der Prozess in einer natürlichen Art und Weise ein mehr kohäsives und nachhaltiges Gesamtbild.

 

Die Einbringung jedes einzelnen (und der Ausschluss jeglicher Ablenkung) ergibt sich natürlicherweise aus der spielerischen aber dennoch seriösen Ausrichtung dieser Methode.

 

Darüber hinaus vereinfacht die aktive Beteiligung die Übernahme von Eigenverantwortung und von persönlicher Verpflichtung, um das gemeinsam erschaffene Ergebnis erfolgreich zu unterstützen.

 

Stellen wir uns jeden Kickoff-Teilnehmer beim Bauen eines Modells vor, um anderen ihr/sein Verständnis des Projekts zu erklären…

 

Stellen wir uns vor, wie alle diese Einzelmodelle (nach einer Harmonisierung) zu einem grossen, miteinander verhandelten Model verschmelzen, zu einem Model welches sowohl das Gesamtprojekt wie auch das Verständnis jedes einzelnen Teammitgliedes abbildet…

 

Stellen wir uns das Projektteam beim Erschaffen einer Geschichte rund um das Gesamtmodel vor, um die Vision des Projektes, seine Ziele, die Art und Weise der Zusammenarbeit, die persönlichen Verpflichtungen und Bedürfnisse, die persönlichen Beiträge zu erklären…

 

Stellen wir uns jeden Kickoff-Teilnehmer und Projektteam-Member (ja, auch die Schlüssel-Stakeholdern!) beim Erzählen dieser Geschichte vor dem ganzen Team vor

 

… würden wir diesem Projektteam zutrauen viel wirksamer zusammenarbeiten zu können und auf dem guten Weg zum Erfolg zu sein?

 

Wollen Sie die LEGO® SERIOUS PLAY® Methodologie in Ihrem nächsten Kickoff-Meeting testen?

Gerne erarbeite ich einen spezifischen Vorschlag auf Ihr spezielles Kickoff zugeschnitten. Mein email: lorenzo.nanetti@wanadoo.fr

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